Office 2007中编辑商务邮件（三）

Office 2007中编辑商务邮件（三）

上次介绍了如何在Word中制作信封，下面接着介绍一下其他的知识。　     

插入合并域后需要预览将收件人信息导入文档中的结果，以确保所有的内容都依照自己想要的方式排列，或则哪里需要修改，如果确认无误后，可以完成合并邮件。预览并完成合并的操作方法如下：1、在“预览结果”工具组中单击“预览结果”按钮，即可预览到将收件人信息导入文档中的结果。2、在“完成”工具组中单击“完成并合并”按钮，在打开的菜单中选择“编辑单个文档”选项。3、打开“合并到新文档”对话框，在打印记录栏中选中“全部”单选项，单击“确定”按钮。4、随后，即可将主文档与数据源合并，合并结果将输入到新文档中。

印制商务邮件在制作时，首先需要创建信件的主体文件，将地址、联系人姓名等内容着着。然后导入客户资料，将不同类别的数据插入到主体文件的相应空白处，最后合并到打印机进行打印。

创建信件主体文件，首先制作信件的主体文件，具体的操作步骤如下。1、新建一个Word文档，将其重命名为“印制商务邮件。2、在文档中输入邮件内容。3、选中邮件正文文字，单击“开始”选项卡，然后单击“段落”右下角的小箭头按钮。4、弹出“段落”对话框，设置段前和段后的间距都为1行，单击“确定”按钮关闭窗口。5、接下来在邮件底部插入一个剪贴画进来装饰点缀，单击“插入”选项卡，然后单击“插图”工具组中的“剪贴画”按钮。6、在文档右侧显示的“剪贴画”窗格中输入要搜索的关键词，然后单击“搜索”按钮。7、在搜索出的剪贴画中选择一张图片，然后将其拖动到文档中。8、选中剪贴画，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置图片格式”选项。9、在弹出的“设置图片格式”对话框中单击“版式”选项卡，选择环绕方式为“浮于文字上方”，单击“确定”按钮关闭窗口。10、缩小剪贴画的大小，将其拖动到文档的底部正中位置。11、到这里邮件的主体内容就制作完成了，执行“文件／保存”命令，保存文档。12、建立客户资料数据库文件。

信件撰写完成后，先进行保存。然后新建一个Excel工作薄录入客户信息，具体的操作步骤如下。1、新建一个Excel文档，将其重命名为“客户数据库”。2、在表格里输入客户资料，然后保存并关闭工作表。3、导入客户资料数据库文件。

客户数据输入完成后，先保存并关闭Excel文件，接着再启动Word，将客户数据导入到Word中，具体的操作步骤如下。1、返回到Word文档，单击“邮件”选项卡，然后单击“开始邮件合并”工具组中的“开始邮件合并”按钮。2、在显示的下拉列表中选择“信函”选项。3、接着单击“选择收件人”按钮。4、在弹出的下拉列表中选择“使用现有列表”选项。5、弹出“选取数据源”对话框中，选择前面制作的“客户数据库”工作表，然后单击“打开”按钮。6、接着系统会弹出“选择表格”对话框，选中“Sheet1”，然后单击“确定”按钮。7、单击“编辑收件人列表”按钮，弹出“邮件合并收件人”对话框，选择要进行合并的客户数据，选择完成后单击“确定”按钮。
　　虽然信件在第一阶段已经建立，但是尚未加入个性化的客户数据。接下来将客户数据一一的导入到信件中，具体的操作步骤如下：1、将光标定位到“收件人”后面，然后单击“邮件”选项卡，单击“编写和插入域”工具组中的“插入合并域”按钮。2、在弹出的下拉列表中选择“公司”选项。3、将光标插入到文本“亲爱的”后面，单击“编写和插入域”工具组中的“插入合并域”按钮，在弹出的下拉列表中选择“姓名”选项。4、接着使用同样的方法，再插入“职位”选项。5、返回到文档中，单击“预览结果”工具组中的“预览结果”按钮。6、这时可以预览到邮件合并完成后的效果。7、单击“下一条记录”按钮，可以依次预览每封邮件。
　 检查信件无误后，接着进入合并打印，具体的操作步骤如下：1、单击“邮件”选项卡，然后单击“完成”工具组中的“完成并合并”按钮，在显示的下拉列表中选择“打印文档”选项。2、弹出“合并到打印机”对话框，选择打印记录的位置，选择完成后单击“确定”按钮。3、在弹出的“打印”对话框中选择打印机名称，并设置相应的打印属性，设置完成后单击“确定”按钮即可开始进行打印。