Office 2007中编辑商务邮件（一）

Office 2007中编辑商务邮件（一）

我们在工作中可能遇到过这样的情况：需要向一群人发送内容相同的文档，但每份文档的称谓等各不相同。例如，要打印请贴、邀请函或信封之类。这类文档的特点是文档中的主要内容相同，只有个别部分内容不同。传统做法则是每打印一张修改一次。虽然这样也可以完成任务，但却非常浪费时间，如果使用邮件合并功能，则可以非常轻松的做好这项工作。下面就为大家介绍如何使用邮件合并。

在创建邮件合并之前，首先需要建立一个主文档，并在文档中编排邮件的共性内容。例如，套用信函中的寄信人地址或称呼语。设置主文档的操作方法如下：（1）启动Word2007软件，单击“邮件”选项卡，在“开始邮件合并”工具组中单击“开始邮件合并”按钮，在打开的菜单中选择“信函”选项。（2）随后，即可将当前文档设置成主文档。

将邮件不同的部分，例如多个收件人的姓名、地址等保存成另一个文档，称为数据源。将文档连接到数据源的操作方法如下：（1）在“开始邮件合并”工具组中单击“选择收件人”按钮，在打开的菜单中选择“键入新列表”选项。（2）随后，打开“新建地址列表”对话框，在列表框中将对应项目的信息输入完整。（3）单击“新建条目”按钮，新建一个条目并将信息输入完整。（4）按照这样的方法在“新建地址列表”对话框中建立多个条目，单击“确定”按钮。（5）打开“保存通讯录”对话框，在文件名栏输入文件名，单击“确定”按钮，即可将文档连接到数据源。　　
　　如果用户已经建立了通讯地址列表文件，则可以省去前面的操作，直接单击“选择收件人”按钮，在打开的菜单中选择“使用现有列表”选项，在打开“选取数据源”对话框中选择需要的通讯地址列表文件，然后单击“确定”按钮即可。

要制作邀请函，数据源中应该包括收件人的姓名和职务，姓名和职务就是邮件合并域。也就是说，在制作主文档时，在邀请函的抬头处只需写上“尊敬的：”即可，然后在冒号前面增加姓名和职务的邮件合并域。插入合并域的操作方法如下：（1）将光标定位到文档中“：”的前面，在“编写和插入域”工具组中单击“插入合并域”按钮，在打开的菜单中选择“姓氏”选项。（2）随后，在文档中插入“姓氏”域。（3）将光标定位到“姓氏”域后面，单击“插入合并域”按钮，在打开的菜单中选择“姓氏”选项，这样就可以“姓氏”域后面插入“名字”域。（4）按照这样的方法将其他需要插入的域插入到文档中。

在文档中插入完成各类不同的域后，可以为域设置合适的文本格式，比如设置字体，字号，段落等。然后就可以文档中输入批量信函的主体内容。为文档中的域和批量信函的主体内容设置好文本格式。